NEXIA CONSULTING COLOMBIA S.A.S

MANUAL DE POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. POSTULADOS GENERALES.

NEXIA CONSULTING COLOMBIA S.A.S, garantizando el derecho constitucional de Hábeas Data, consagrado en la Constitución Política de Colombia de 1991 y desarrollado por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, establece políticas para garantizar que las personas conozcan, actualicen y rectifiquen la información que se ha recogido en bases

de datos. Se protege además, el derecho a la intimidad personal y familiar, el buen nombre, la libertad de informar y de recibir información veraz e imparcial.

Constitución Política de Colombia, artículo 15.

Constitución Política de Colombia, artículo 20.

Decreto Nacional 1377 de 2013.

De conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2013, reglamentada por el Decreto Nacional 1377 de 2013, se hace precisión en los siguientes términos:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales, por parte del titular.

• Base de Datos: Conjunto de datos recogidos y organizados.

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas determinadas o determinables.

• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.

• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y el Tratamiento de éstos.

• Titular: Persona cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

• Tratamiento: Conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

En desarrollo de la Ley 1581 de 2012, que reglamenta la protección de los datos personales, se deberán aplicar de manera integral los siguientes principios:

• Principio de legalidad: El Tratamiento de datos debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y demás disposiciones.

• Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley

• Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

• Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.

• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de NEXIA CONSULTING COLOMBIA S.A.S se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.

• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende.

2. DERECHOS DE LOS TITULARES

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la información que se haya recogido en las bases de datos. Opera igualmente frente a los datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos datos cuya recolección no ha sido autorizado.

• Ser informado respecto del uso que se le dará a sus datos personales.

• Revocar la autorización y solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto

• Los consagrados en el artículo 15 y 20 de la Constitución Política.

3. DEBERES NEXIA CONSULTING COLOMBIA S.A.S

NEXIA CONSULTING COLOMBIA S.A.S como responsable del manejo de datos cumplirá con:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

• Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada.

• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable.

• Actualizar la información, comunicando todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

• Rectificar la información cuando sea incorrecta.

• Conservar únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente.

• Garantizar el respeto de las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

• Tramitar las consultas y reclamos formulados por el titular.

• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

4. POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

• Los datos personales suministrados a NEXIA CONSULTING COLOMBIA S.A.S, serán utilizados para el desarrollo de las funciones propias de la compañía, este manejo se hará por igual, bajo las condiciones previamente autorizadas por el titular. Dentro del tratamiento de datos se contempla la recolección, el almacenamiento, el uso, procesamiento, compilación, circulación, supresión de información debidamente autorizada por el titular.

• Los datos suministrados por el titular facilitarán establecer contacto entre NEXIA CONSULTING COLOMBIA S.A.S y nuestros clientes, siendo el mecanismo para enviar información, solicitudes, requerimientos y en general lograr una eficiente.

• A través de los datos suministrados NEXIA CONSULTING COLOMBIA S.A.S informará sobre actividades en el punto de venta, talleres de cocina, actividades de la marca, eventos en los que hará presencia NEXIA CONSULTING COLOMBIA S.A.S, y todas aquellas actividades que podrán ser de interés para todos nuestros clientes.

• Los datos suministrados serán tratados conforme exige la Ley 1581 de 2012.

• Los titulares podrán presentar consultas o reclamos formales a las dependencias que NEXIA CONSULTING COLOMBIA S.A.S designe para resolverlas. Los datos sensibles son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso

indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos

humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

4.2 TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

Se podrá dar tratamiento de datos sensibles cuando, el Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no se requiera el otorgamiento de dicha autorización.

En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda prohibido el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, por los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

Para el tratamiento de datos se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. La autorización será el consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos.

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

• Datos de naturaleza pública.

• Casos de urgencia médica o sanitaria.

• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

4.3 MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN

La autorización deberá ser aportada por cualquier medio, físico o electrónico, que garantice ser consultadas con posterioridad. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos. La autorización será otorgada previa al tratamiento de los datos. El titular no se puede ver obligado a

4.3.1 CONTENIDO DE LA AUTORIZACIÓN

La autorización deberá ser conservada como medio de prueba del contenido de la autorización, que tiene por finalidad informar:

• El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad.

• El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.

• Los derechos que le asisten como Titular.

• La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable.

4.3.2 REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

Los titulares podrán en cualquier momento solicitar al responsable o encargado la supresión de sus datos personales y revocar la autorización otorgada, salvo que la obligación contractual exija permanecer en la base de datos.

5. MECANISMO DE CONSULTA DE LA INFORMACIÓN

Los titulares de los datos suministrados a NEXIA CONSULTING COLOMBIA S.A.S, pueden consultar su información a través de los siguientes medios:

Correspondencia: Enviando comunicación escrita a la dirección: Km 39 Autopista.

Correo electrónico: COM-info@griffithlaboratories.com

Página web: http://www.griffith.com.co/

Persona encargada: Karla Torres

Las consultas serán atendidas conforme a la Ley 1581 de 2012, en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no se pueda dar respuesta a la consulta en este término se le informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en la cual se atenderá dicha consulta, este tiempo adicional no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

En el caso de las reclamaciones el término para ser atendidas será de quince (15) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no se pueda dar respuesta a la consulta en este término se le informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en la cual se atenderá dicha consulta, este tiempo adicional no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El presente manual rige a partir del 27 de Junio de 2013 de conformidad con la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013.